Sau đây là một số mẹo có thể giúp đảm bảo thư của bạn được đọc.

Sử dụng chức danh trang trọng khi giải quyết thư. 

Khi nhắc đến các thành viên Quốc hội, tốt nhất là nên sử dụng chức danh chính thức của họ.  

• Các Thượng nghị sĩ tiểu bang và liên bang luôn phải được gọi và xưng hô là “Thượng nghị sĩ [Họ]”
• Các thành viên của Hạ viện Hoa Kỳ có thể được gọi là “Nghị sĩ/Nghị sĩ [Họ]”, “Bà/Ông [Họ]” hoặc “Đại diện [Họ]”
• Các thành viên của Viện Dân biểu PA có thể được gọi là “Đại diện [Họ]” hoặc “Bà/Ông [Họ]”

Bạn có thể tìm thấy tên và thông tin liên lạc của tất cả các đại diện của bạn đây.  

Viết địa chỉ thư đúng cách. 

Nếu bạn gửi thư giấy (thay vì email), hãy ghi địa chỉ trên phong bì như sau: 

Đối với Thượng nghị sĩ Hoa Kỳ:

Quý Ngài (Họ và tên đầy đủ) 

(Bài phát biểu tại Tòa nhà Văn phòng Thượng viện) 

Thượng viện Hoa Kỳ 

Washington, DC 20510 

Kính gửi Thượng nghị sĩ [Họ]: 

Đối với Đại diện Hoa Kỳ: 

Quý Ngài (Họ và tên đầy đủ) 

Hạ viện Hoa Kỳ 

Washington, DC 20515 

Kính gửi: Đại diện/Nghị sĩ/Nghị sĩ nữ [Họ]: 

 Nếu cơ quan lập pháp PA đang họp (bạn có thể kiểm tra đây), gửi thư đến văn phòng Harrisburg của nhà lập pháp. Nếu họ hiện không họp, hãy gửi đến văn phòng địa phương của họ (bạn có thể tìm thấy đây).  

Đối với Thượng nghị sĩ tiểu bang: 

Quý Ngài (Họ và tên đầy đủ) 

Thượng nghị sĩ tiểu bang Pennsylvania cho (Quận) 

Hòm thư bưu điện của Thượng viện (chèn số hòm thư bưu điện) 

Tòa nhà Capitol chính 

Harrisburg, PA 17120 

Kính gửi Thượng nghị sĩ [Họ]: 

Đối với Đại diện Tiểu bang: 

Quý Ngài (Họ và tên đầy đủ) 

Nhà PO Box (chèn số PO Box) 

Tòa nhà Capitol chính 

Harrisburg, PA 17120 

Dtai Đại diện [Họ]: 

Hãy xác định rõ ràng bạn là ai. 

Tất nhiên, bạn muốn cho nhà lập pháp của mình biết rằng bạn là cử tri của họ. Nhưng bạn là ai khác? Bạn có phải là người lãnh đạo trong cộng đồng của mình không? Một chuyên gia trong lĩnh vực mà bạn đang viết thư cho họ? Một người nào đó bị ảnh hưởng trực tiếp bởi vấn đề mà bạn muốn họ chú ý? Nếu bạn đã từng gặp nhà lập pháp này trước đây hoặc có mối quan hệ cá nhân, hãy thoải mái đề cập đến điều đó. Những câu chuyện và mối quan hệ cá nhân rất quan trọng; hãy đảm bảo rằng bạn giới thiệu ngắn gọn về bản thân và bao gồm thông tin có liên quan.  

Hãy trực tiếp và ngắn gọn. 

Hàng năm, có hàng ngàn dự luật được đưa ra cơ quan lập pháp, vì vậy, điều quan trọng là phải nêu rõ quan điểm của bạn ngay lập tức và lập luận một cách ngắn gọn.  

• Chọn một vấn đề hoặc văn bản luật để thảo luận. 
• Nếu đã có dự luật được đưa ra, hãy sử dụng số dự luật (ví dụ: SB001, HB002). Nếu dự luật chưa được đưa ra, hãy giải thích rõ vấn đề.
• Chọn ba thông tin quan trọng nhất để chia sẻ.
• Hãy nói rõ ràng về những gì bạn muốn nhà lập pháp thực hiện. 
• Thư không nên dài quá một trang và email nên dài khoảng 500 từ.  

Hãy cung cấp thông tin và sự thật. 

Các nhà lập pháp không thể là chuyên gia trong mọi lĩnh vực, vì vậy vai trò của bạn với tư cách là người ủng hộ công dân nên là giáo dục họ về các vấn đề quan trọng. Đảm bảo bạn có thông tin tốt nhất về chủ đề của mình và đảm bảo bạn liên hệ vấn đề với cách nó ảnh hưởng đến cộng đồng của bạn. Đề nghị cung cấp bất kỳ thông tin bổ sung nào mà nhà lập pháp của bạn có thể cần để xem xét yêu cầu của bạn.  

Hãy lịch sự. 

Ngay cả khi nhà lập pháp của bạn có quan điểm hoàn toàn trái ngược với bạn, thì diễn ngôn dân sự vẫn là lựa chọn tốt nhất khi vận động cho luật hoặc chính sách. Bạn có thể (và nên) đưa ra lập luận mạnh mẽ cho lập trường của mình, nhưng làm như vậy bằng giọng điệu dân sự sẽ có tác động tích cực hơn nhiều.  

Theo dõi. 

Hãy nhớ yêu cầu trả lời và cung cấp thông tin liên lạc của bạn. Nếu bạn không nhận được phản hồi, hãy viết một lá thư tiếp theo. Nếu nhà lập pháp của bạn hành động có lợi cho yêu cầu của bạn (đưa ra luật, bỏ phiếu cho dự luật mà bạn ủng hộ, lên tiếng về một vấn đề, v.v.), hãy gửi một ghi chú cảm ơn.