Khi các quan chức công ở mọi cấp chính quyền đang vật lộn với những thách thức của đại dịch COVID-19, bao gồm việc thực hiện các biện pháp giãn cách xã hội ảnh hưởng đến khả năng tham dự các cuộc họp của chính phủ và các phiên họp khác của công chúng, Common Cause khuyến khích các quan chức công áp dụng các biện pháp khẩn cấp để bảo vệ sức khỏe cộng đồng đồng thời tối đa hóa tính minh bạch và sự tham gia từ xa của công chúng và hạn chế hoạt động của chính phủ vào các chức năng ưu tiên cần thiết trong điều kiện khẩn cấp hiện nay.

“Đại dịch COVID-19 đặt ra một thách thức chưa từng có đối với các thể chế chính phủ của chúng ta, nhưng các viên chức công có thể và phải làm mọi thứ có thể để tối đa hóa tính minh bạch và quyền truy cập công khai từ xa vào các cuộc họp và phiên họp của chính phủ”, Karen Hobert Flynn, chủ tịch của Common Cause cho biết. “Người Mỹ mong đợi và xứng đáng có khả năng giám sát và tham gia vào quá trình ra quyết định của chính phủ. Mặc dù các viên chức công phải tuân theo hướng dẫn của các viên chức y tế công cộng là điều quan trọng, nhưng các viên chức công cũng phải đảm bảo rằng hoạt động của chính phủ được tiến hành trong thời điểm đặc biệt này phải minh bạch nhất có thể, với các cơ hội cho công chúng tham gia thông qua hội nghị truyền hình, hội nghị truyền hình và thông qua lời khai bằng văn bản. Hơn nữa, các chính phủ phải theo đuổi các chiến lược để tiếp tục hoạt động giống như các công ty, tổ chức, trường học và nhà cung cấp dịch vụ đang thích ứng với công nghệ có sẵn rộng rãi để tạo điều kiện thuận lợi cho công việc của họ. Các ưu tiên của chúng ta có thể đã thay đổi, nhưng điều đó không có nghĩa là nền dân chủ sẽ bị gián đoạn. Ngoài việc hoàn thành các chức năng ưu tiên như ngân sách, luật ứng phó với đại dịch và lập kế hoạch phục hồi, chính phủ cần phải nỗ lực để đảm bảo mọi người có thể vừa được an toàn vừa tiếp tục thực hiện quyền bỏ phiếu của mình”.

Trung tâm Kiểm soát và Phòng ngừa Dịch bệnh Hoa Kỳ (CDC) đã khuyến khích rằng các sự kiện trực tiếp có sự tham gia của 50 người trở lên sẽ bị hủy bỏ hoặc hoãn lại. Nhà Trắng đã khuyên mọi người tránh tụ tập xã hội hơn 10 người. Một số khu vực pháp lý đã ra lệnh cho người dân trú ẩn tại nhà trong những tuần tới. Phù hợp với lời khuyên này, các viên chức công từ bờ biển này sang bờ biển khác đã hoãn hoặc rút ngắn các phiên họp lập pháp và hạn chế quyền tiếp cận công cộng đến các tòa nhà và cuộc họp của chính phủ. Ví dụ, Thống đốc California Gavin Newsom đã ban hành lệnh khẩn cấp lệnh hành pháp trong số các biện pháp khác, việc đình chỉ áp dụng một số điều khoản nhất định của luật họp công khai của tiểu bang bằng cách cho phép các cơ quan chính quyền địa phương tổ chức các cuộc họp qua điện thoại hoặc điện tử mà không cần công chúng tiếp cận địa điểm họp.

Common Cause kêu gọi tuân thủ nghiêm ngặt hướng dẫn của CDC và hướng dẫn của các viên chức y tế công cộng của tiểu bang và địa phương. Có thể hiểu được rằng các viên chức công đang cắt giảm các phiên họp lập pháp và hạn chế quyền tiếp cận trực tiếp của công chúng đối với các thủ tục của chính phủ. Tuy nhiên, niềm tin của công chúng vào chính phủ quan trọng hơn bao giờ hết trong thời điểm khủng hoảng. Các viên chức công phải làm mọi thứ trong khả năng của mình để tối đa hóa khả năng của công chúng trong việc tiếp tục quan sát và tham gia vào các thủ tục của chính phủ, tuân theo các khuyến nghị sau đây khi có thể:

• Hoãn các hành động không ưu tiên của chính phủ cho đến khi tình trạng khẩn cấp kết thúc.
• Cung cấp thông báo rộng rãi cho công chúng về các thủ tục theo lịch trình của chính phủ.
• Cung cấp quyền truy cập công khai để theo dõi các thủ tục của chính phủ thông qua video trực tiếp và video được ghi lại có trên trang web của chính phủ.
• Cung cấp khả năng cho công chúng tham gia vào các thủ tục của chính phủ thông qua hội nghị truyền hình khi có thể và ít nhất là qua điện thoại và nộp lời khai bằng văn bản.
• Yêu cầu tất cả thành viên của cơ quan công quyền tham gia cuộc họp hoặc phiên họp phải luôn có thể nghe rõ và nhìn thấy rõ ràng, kể cả trước công chúng.
• Khi bắt đầu cuộc họp, yêu cầu chủ tọa công bố tên của bất kỳ thành viên nào của cơ quan công quyền tham gia từ xa.
• Trong trường hợp âm thanh hoặc hình ảnh của phiên họp hoặc phiên họp bị gián đoạn, yêu cầu chủ tọa tạm dừng thảo luận cho đến khi âm thanh/hình ảnh được khôi phục.
• Yêu cầu tất cả các cuộc bỏ phiếu phải là bỏ phiếu điểm danh.
• Khi bắt đầu bất kỳ phiên họp điều hành nào, yêu cầu tất cả thành viên của cơ quan công quyền phải tuyên bố rằng không có người nào khác có mặt hoặc có thể nghe thấy họ.
• Ghi lại tất cả các phiên họp công khai và công bố các bản ghi âm đó cho công chúng thông qua trang web của chính phủ.

Bất kỳ sự suy giảm nào về tính minh bạch của công chúng và sự tham gia của công chúng vào các thủ tục của chính phủ đều không được bất kỳ đảng phái chính trị hoặc nhóm lợi ích nào lợi dụng để đạt được lợi ích cá nhân, đảng phái hoặc lợi ích chính trị khác. Các quy tắc tiếp cận tương tự phải áp dụng cho người Mỹ bình thường và những người vận động hành lang có mối quan hệ tốt. Đây là thời điểm đất nước chúng ta đoàn kết để bảo vệ lẫn nhau khi chúng ta đối mặt với COVID-19, và điều đó bao gồm tôn trọng và bảo vệ sự tham gia và giám sát của công chúng đối với chính phủ.